Kurz erklärt

Fordert ein Auftraggeber ein Managementsystem nach einer Norm, aber nicht ausdrücklich ein akkreditiertes Zertifikat, kann ein alternatives Konformitätsverfahren geeignet sein. Dabei wird das System gegen vereinbarte Anforderungen geprüft und das Ergebnis dokumentiert.

Ob dieser Nachweis für den jeweiligen Auftraggeber ausreicht, sollte vorab mit diesem abgestimmt werden. Vertragliche, gesetzliche oder branchenspezifische Zertifizierungspflichten können ein alternatives Verfahren ausschließen.

Wann kann dieses Verfahren sinnvoll sein?

Wenn ein Kunde einen nachvollziehbaren Nachweis zur Umsetzung von Systemanforderungen akzeptiert und keine bestimmte akkreditierte Zertifizierung fordert. Die Entscheidung folgt der tatsächlichen Nachweisanforderung und dem vereinbarten Geltungsbereich.

So läuft das Verfahren ab

Anforderung und Umfang klären

Normgrundlage, Standorte, Tätigkeiten, erwartete Unterlagen und Akzeptanz des Auftraggebers werden vorab festgelegt.

Managementsystem prüfen

Dokumentation und Umsetzung werden im vereinbarten internen Audit geprüft. Nachweise und Stichproben bilden die Grundlage der Bewertung.

Abweichungen bearbeiten

Feststellungen werden bewertet, notwendige Maßnahmen umgesetzt und nachgeprüft. Erst ein positives Prüfergebnis ermöglicht die entsprechenden Konformitätsunterlagen.

Status dokumentieren

Der geprüfte Umfang, die Grundlage und das Ergebnis werden nachvollziehbar festgehalten. Anforderungen an spätere Überprüfungen sind zu vereinbaren.

Welche Unterlagen bilden den Nachweis?

Je nach vereinbartem Verfahren gehören Systemdokumentation, Auditbericht, Maßnahmen- und Nachprüfungsnachweise sowie die vereinbarten Konformitätsunterlagen dazu. Sie dürfen keinen weitergehenden Umfang oder eine Akkreditierung suggerieren.

Was dieser Nachweis nicht ersetzt

Ein Konformitätsverfahren ist keiner akkreditierten Zertifizierung gleichgestellt und ersetzt keine vorgeschriebene Zertifizierung. Das hier beschriebene Verfahren betrifft Managementsysteme; eine gesetzlich erforderliche EU-Konformitätserklärung für Produkte oder ein CE-Verfahren ist damit nicht gemeint.

Konformitätsverfahren mit jakobeit consulting

Wir klären die Ausgangslage, prüfen das Managementsystem, bewerten Feststellungen und dokumentieren nach erfolgreicher Prüfung den vereinbarten Konformitätsstatus. Wenn ein akkreditiertes Zertifikat erforderlich ist, unterstützen wir stattdessen bei der Zertifizierungsvorbereitung.